AGA 2020
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE 2020 (virtuelle)
Ordre du jour
ce jeudi 5 novembre à 19 h
1. Mot de bienvenue - Roch Davidson
Roch nous adresse la parole:
Bienvenue à notre première AGA virtuelle de la SHNO. Cette année, contrairement aux années antérieures, l'AGA n'aura pas de thème. Néanmoins, c'est l'occasion de faire le point sur les activités de l'année qui viernt de s'écouler, de traiter de quelques questions de 'cuisine', dont l'élection des dirigeants, et de dresser le plan des activités pour l'année à venir.
2. Adoption de l'ordre du jour - Roch Davidson
(les membres ont reçu l'ordre du jour dans l'envoi du 16 octobre)
RÉSOLUTION:
Il est proposé par Rachel Binette et appuyé par Raymonde Gaudette que l'ordre du jour soit adopté tel que présenté. Adopté à l'unanimité.
3. Adoption du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle - Roch Davidson
(Les membres ont reçu copie du procès-verbal de l'AGA du 29 mai 2019 dans l'envoi du 16 octobre 202)
RÉSOLUTION :
Il est proposé par Danielle Venne et appuyé par Rachel Binette quer le procès-verbal de l'assemblée générale du 29 mai 2019 soit adopté tel que présenté. Adopté à l'unanimité.
4. Rapport annuel du président Roch Davidson
Roch nous adresse la parole:
Bienvenue à notre première AGA virtuelle de la SHNO. Cette année, contrairement aux années antérieures, l'AGA n'aura pas de thème. Néanmoins, c'est l'occasion de faire le point sur les activités de l'année qui viernt de s'écouler, de traiter de quelques questions de 'cuisine', dont l'élection des dirigeants, et de dresser le plan des activités pour l'année à venir.
2. Adoption de l'ordre du jour - Roch Davidson
(les membres ont reçu l'ordre du jour dans l'envoi du 16 octobre)
RÉSOLUTION:
Il est proposé par Rachel Binette et appuyé par Raymonde Gaudette que l'ordre du jour soit adopté tel que présenté. Adopté à l'unanimité.
3. Adoption du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle - Roch Davidson
(Les membres ont reçu copie du procès-verbal de l'AGA du 29 mai 2019 dans l'envoi du 16 octobre 202)
RÉSOLUTION :
Il est proposé par Danielle Venne et appuyé par Rachel Binette quer le procès-verbal de l'assemblée générale du 29 mai 2019 soit adopté tel que présenté. Adopté à l'unanimité.
4. Rapport annuel du président Roch Davidson
- Calendriers 2020 - Lors de l'AGA du 29 mai 2019, nous avons eu le lancement du calendrier 2020 sous le thème der 'l'Agriculture' afin de coïncider avec le Concours international de labour tenu à Verner du 17 au 21 septembre 2019. Nous avons vendu 284 calendriers, une légère augmentation par rapport aux 255 calendriers 2019 vendus l'année précédente, pour nous rapportez un gain net de $2,909.
- Site Internet www.lashno.ca!
C’est pourquoi une équipe formée de Raymonde Gaudette, Carole Lafrenière-Noël, Rachel Binette et Danielle Venne s’affaire à réviser le nouveau site afin de répondre aux défis qui nous sont présentés.
- Réunions régulières (6)
Suite à ces réunions :
- La photocopieuse que nous possédions a été accordée au Conseil des arts du Nipissing Ouest (CANO).
- La Société s’est procuré une couronne de coquelicots du Jour du souvenir. Le 11 novembre 2019, Danielle Venne et sa fille Mia ont remis la couronne lors de la cérémonie qui avait lieu au Centre communautaire.
- En septembre et octobre dernier, il fut question de faire l’acquisition du bateau remorqueur « Miss Emily », un bateau remorqueur construit pour la Gordon Lumber Company en 1946. Suite à une discussion, on conclut à l’unanimité que cette question ne relève pas du ressort de la Société, mais plutôt celui du Musée et de la Municipalité.
- En janvier dernier, la Tribune nous a offert de participer au fonds d’appui stratégique aux médias communautaires. Cette initiative consistait en un crédit publicitaire d’une valeur d’aprox. 7,500 $ (pour la première année) à des organismes communautaires qui n’ont pas actuellement de budget pour faire de la publicité. En revanche, l’organisme communautaire (la Société) devait recueillir des statistiques sur l’impact de la publicité, tel que les nouvelles adhésions, le recrutement de bénévoles et l’éveil de la population suivant la parution des annonces. Un rapport devait être fourni deux fois dans l’année. Suite aux discussions, nous avons convenu ce projet non viable pour la Société.
- Lors de la réunion du 10 février dernier, le comité exécutif a adopté une modification à la constitution et aux règlements administratifs prévoyant pour suspension ou l’expulsion d’un membre lorsque les agissements de celui ou celle-ci sont contraires aux intérêts de la Société, conformément à l’article 19 de la constitution et des règlements administratifs.
- Décès de Pierre LeRiche
que les membres fondateurs occupent au sein de la Société. Pierre était un des membres
fondateurs de la Société et, depuis 2007, il a été actif et instigateur de maintes initiatives entreprises par la Société.
C’est pourquoi nous envisageons d'avoir une plaque commémorant les huit membres fondateurs
de la Société. Par la suite, le nom de d’autres personnes s’ayant illustrées, par leur participation exceptionnelle, à la conservation et à la promotion du patrimoine francophone, culturel et
historique de la municipalité de Nipissing Ouest pourront venir s’ajouter à la plaque.
Membres fondateurs de la Société
Wayne LeBelle, Roger Lafond, Paul Gélinas, Dr Nicol Patenaude, Pierre Leriche, Ronald Beauchamp, David Lafleur, Annette Génier-Sturgeon
RÉSOLUTION :
Il est proposé par Danielle Venne et appuyé par Paul Gélinas que le rapport annuel du président soit adopté tel que présenté. Adopté à l'unanimité.
5. Rapport annuel du trésorier - Paul Gélinas
Le trésorier Paul Gélinas présente le rapport financier pour l'exercice 2019-2020.
ANNEXE 1
Société istorique de Nipissing Ouest
États financiers
Du 1 mai 2019 au 30 avril 2020
Compte # 330005
Solde au 1er mai 2019 3,506.06
Revenus
Adhésion $225.00
Commanditaires. $2,015.00
Vente de calendriers $2,910.00
Revenus totaux. $5,150.00
Dépenses
AGA $506.04
Imprimerie des calendriers. $2,180.90
Internet $120.00
Frais de la caisse $7.00
Total des dépenses. $2,813.94
Solde au 30 avril 2020 $5,842.12
Augmentation des avoirs. $2,336.06. 66.6%
Compte # 100975 – Généalogie
Solde au 30 avril 2020. $1547,27
RÉSOLUTION :
Il est proposé par Rachel Binette et appuyé par Raymonde Gaudette que le rapport financier pour l'exercice 2019-2020 soit adopté tel que présenté. Adopté à l'unanimité.
6. Modifications à la constitution et aux règlements administratifs - Roch Davidson
6.1 Article 5 - Assemblée des membres
Les modifications préconisées préciseraient :
- que le comité exécutif se réserve le droit de refuser l'adhésion à la Société de toute personne dont le comportement est contraire aux intérêts et au bon fonctionnement de la Société (alinéa 5(2).
- les circonstances dans lesquelles le statut df'un membre prend fin (alinéa 5(3), soit :
la démission du membre signifiée par écrit au président du comité exécutif, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l'avis de démission;
- la suspension ou l'expulsion du membre en conformité avec l'alinéa 5 (4) ci-après:
le décès du membre ou
la liquidation ou la dissolution de la Société.
- les motifs pour lesquels le comité exécutif peut suspendre ou expulser un membre (alinéa 5 (4), soit :
- une conduite susceptible de porter préjudice à la Société, selon l'avis du comité exécutif à son entière discrétion;
- une conduite susceptible de porter atteinte à un autre membre de la Société, selon l'avis du comité exécutif jugé raisonnable, à son entière discrétion,
- la procédure de suspension ou expulsion et le recours du membre en question (alinéa 5 (5); et
- que le comité exécutif, dans son ensemble, peut refuser l'adhésion la Société de toute personne dont le comportement est contraire aux intérêts et au bon fonctionnement de la Société
Il est proposé par Raymonde Gaudette et appuyé par Danielle Venne d'insérer les dispositions figurant à l'Annexe 2 après l'alinéa 5 (1) et avant l'article 6 de la constitution et des règlements généraux. Accepté à l'unanimité.
6.2 Article 8 - Attribution du comité exécutif
Cette modification ajouterait 'refuse l'adhésion à la société de toute personne dont le comportement est contraire aux intérêts et au bon fonctionnement de la Société' à la liste des attributions du comité exécutif dans son ensemble
RÉSOLUTION : Modification à l'article 8 de la constitution et des réglements généraux. Attributions du comité exécutif.
Compte tenu des modifications à l'article 5 de la consitution et des règlements généraux, il est proposé par Rachel Binette et appuyé par Raymonde Gaudette de modifier l'article 8, Attributions du comité exécutif, par les dispositions figurant à l'Annexe 3. Adopté à l'unanimité.
7. Élections des dirigeants - Danielle Venne
Appel des candidatures -
Nomination et élections de la présidence
7.1 Quelqu'un aimerait poser sa candidature à la présidence?
Aucune candidature, alors le président actuel Roch Davidson accepterait-il d'assumer la présidence pour un mandat d'un an?
RÉSOLUTION :
Il est proposé par Rachel Binette et appuyé par Paul Gélinas que Roch Davidson soit nommé au poste de président pour un mandat de deux ans. Adopté à l'unanimité.
Nomination et élections de la vice-présidence
7.2 Quelqu'un aimerait poser sa candidature ou proposer des candidatures?à la présidence?
Quelqu'un aimerait poser sa candidature à la présidence?
Aucune candidature.
RÉSOLUTION :
Il est conclu que puisqu'il n'y a aucun candidature, le poste de vice-président reste vacant pour le moment proposé par Paul Gélinas et appuyé par Rachel Binette. Adopté à l'unanimité.
Nomination et élections du trésorier, de la trésorière
7.3. Est-ce que le trésorier actuel Paul Gélinas accepterait d'assumer un autre mandat de deux ans?
Paul Gélinas accepte le poste pour un terme de deux ans.
RÉSOLUTION :
Il est proposé par Roch Davidson et appuyé par Rachel Binette que Paul Gélinas soit nommé au poste de trésorier pour un mandat de deux ans. Accepté à l'unanimité.
8. Remerciements et mot final du président
Nous vivons tous dans un temps des plus inconnus. La pandémie nous projette dans un avenir des plus inconnus. Bien que nous maitrisons tous les trois règles sanitaires de la pandémie distanciation de 3 mètres, port du masque et lavage des mains, il est aussi important de prendre soin de sa santé mentale. Voici quelques conseils qui pourront vous aider à traverser cette période difficile.
a) Gardez contact avec vos amis et votre famille au moyen de courriels, appels video, medias sociaux et appels téléphoniques.
b) Accordez-vous des pauses des medias sociaux, des journaux et des bulletins d'information.
c) Prenez du recul et pratiquez la pleine conscience au moyen de méditation, d'étirements et de respirations profondes.
d) Concentrez-vous sur les aspects positifs de votre vie et sur les choses que vous pouvez contrôler.
e) Gâtez-vous
f) Profitez de la flexibilité inatttendue pour explorer de nouveaux intérêts tel que la généalogie, l'histoire de votre communauté et partagez avec vos collègues de la Société historique!
9. Levée de la séance : 19 h 55
RÉSOLUTION :
Il est proposé par Paul Gélinas et appuyé par Raymonde Gaudette que la présente seance de l'assemblée générale annuelle soit levée. Accepté à l'unanimité.
Annexe 2
1. Modifications à la constitution et aux règlements administratifs
La constitution et les règlements généraux adoptés lors de l’assemblée générale annuelle du 29 mai 2019 ne comprennent aucune disposition prévoyant pour un droit de regard quant à l’adhésion d’un membre, ni pour la suspension ou l’expulsion d’un membre lorsque les agissements de celui ou celle-ci sont contraires aux intérêts de la Société.
Article 5 – Assemblée des membres
Les modifications préconisées préciseraient:
o que le comité exécutif se réserve le droit de refuser l’adhésion à la Société de toute personne dont le comportement est contraire aux intérêts et au bon fonctionnement de la Société (alinéa 5.(2));
o les circonstances dans lesquels le statut d’un membre prend fin (alinéa 5.(3)), soit :
- l'expiration de la période d'adhésion ;
- la démission du membre signifiée par écrit au président du comité exécutif, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l'avis de démission;
- la suspension ou l'expulsion du membre en conformité avec l’alinéa 5.(4) ci-après ;
- le décès du membre ;ou
- la liquidation ou la dissolution de la Société.
o les motifs pour lesquels le comité exécutif peut suspendre ou expulser un membre (alinéa 5.(4)), soit :
- la violation d'une disposition de la constitution et règlements administratifs;
- une conduite susceptible de porter préjudice à la Société, selon l'avis du comité exécutif à son entière discrétion;
- une conduite susceptible de porter atteinte à un autre membre de la Société, selon l'avis du comité exécutif à son entière discrétion; ou
- toute autre raison que le comité exécutif juge raisonnable, à son entière discrétion ; et
o la procédure de suspension ou expulsion et le recours du membre en question (alinéa 5.(5).
RÉSOLUTION : Il est proposé par Raymonde Gaudette et appuyé par Danielle Venne d’insérer les dispositions figurant à l’Annexe 2 après l’alinéa 5.(1) et avant l’article 6 de la constitution et des règlements généraux. Accepté à l’unanimité.
Annexe 3
Cette modification ajouterait « refuse l’adhésion à la Société de toute personne dont le comportement est contraire aux intérêts et au bon fonctionnement de la Société » à la liste des attributions du comité exécutif dans son ensemble.
RÉSOLUTION : Compte tenu des modifications à l’article 5 de la constitution et des règlements généraux, il est proposé par Rachel Binette et appuyé par Raymonde Gaudette de modifier l’article 8, Attributions du comité exécutif, par les dispositions figurant à l’Annexe 3. Adoptée à l’unanimité.
1. Modifications à la constitution et aux règlements administratifs
La constitution et les règlements généraux adoptés lors de l’assemblée générale annuelle du 29 mai 2019 ne comprennent aucune disposition prévoyant pour un droit de regard quant à l’adhésion d’un membre, ni pour la suspension ou l’expulsion d’un membre lorsque les agissements de celui ou celle-ci sont contraires aux intérêts de la Société.
Article 5 – Assemblée des membres
Les modifications préconisées préciseraient:
o que le comité exécutif se réserve le droit de refuser l’adhésion à la Société de toute personne dont le comportement est contraire aux intérêts et au bon fonctionnement de la Société (alinéa 5.(2));
o les circonstances dans lesquels le statut d’un membre prend fin (alinéa 5.(3)), soit :
- l'expiration de la période d'adhésion ;
- la démission du membre signifiée par écrit au président du comité exécutif, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l'avis de démission;
- la suspension ou l'expulsion du membre en conformité avec l’alinéa 5.(4) ci-après ;
- le décès du membre ;ou
- la liquidation ou la dissolution de la Société.
o les motifs pour lesquels le comité exécutif peut suspendre ou expulser un membre (alinéa 5.(4)), soit :
- la violation d'une disposition de la constitution et règlements administratifs;
- une conduite susceptible de porter préjudice à la Société, selon l'avis du comité exécutif à son entière discrétion;
- une conduite susceptible de porter atteinte à un autre membre de la Société, selon l'avis du comité exécutif à son entière discrétion; ou
- toute autre raison que le comité exécutif juge raisonnable, à son entière discrétion ; et
o la procédure de suspension ou expulsion et le recours du membre en question (alinéa 5.(5).
RÉSOLUTION : Il est proposé par Raymonde Gaudette et appuyé par Danielle Venne d’insérer les dispositions figurant à l’Annexe 2 après l’alinéa 5.(1) et avant l’article 6 de la constitution et des règlements généraux. Accepté à l’unanimité.
Annexe 3
- Article 8 – Attributions du comité exécutif
Cette modification ajouterait « refuse l’adhésion à la Société de toute personne dont le comportement est contraire aux intérêts et au bon fonctionnement de la Société » à la liste des attributions du comité exécutif dans son ensemble.
RÉSOLUTION : Compte tenu des modifications à l’article 5 de la constitution et des règlements généraux, il est proposé par Rachel Binette et appuyé par Raymonde Gaudette de modifier l’article 8, Attributions du comité exécutif, par les dispositions figurant à l’Annexe 3. Adoptée à l’unanimité.